¿Tu restaurante pierde dinero? Guía técnica para calcular costos y fijar precios reales
Esta planilla te permite determinar tus costos y ganancias dependiendo de tus ventas.
Tres escenarios, pesimista, realista y optimista.
Si llenas la información de esta planilla con tus recetas, tus inversiones en equipos, tus gastos de personal, impuestos, alquileres y todo lo que implica mantener tu negocio puedes simular tus ganancias y estimar bien tu precio de venta por tus productos.
Antes de gastar miles en abrir un negocio del que no tienes certeza de su rendimiento, es mejor usar esta planilla para simular en teoría como te puede ir antes de hacer un gasto que tal vez no se pueda compensar.
Recuerda que estadísticamentes de 100 negocios de comida que se abren se cierra más del 80% por lo que no te puedes dar el lujo de regalar tus ahorros.
Esta es una planilla usada en un negocio real, su autor la ha ido mejorando, se ha validado con datos reales.
Si quieres usar esta planilla solo debes tener una cuenta de gmail para que se te de acceso a que la personalices.
Es la mejor inversión que puedes hacer antes de comprar tus equipos de cocina o mobiliario.
¿Como se usa esta planilla?
Lo primero que debes hacer es conocer como funciona y trataré de explicarlo lo más fácil posible.
La planilla tienes varias hojas.
Cada hoja tiene nombres para agrupar los datos.
La hoja "Insumos" tiene los datos de los alimentos y otros que usas diariamente en la elaboración de la comida.
La hoja "COSTOS" es la más importante, ahí simulas los precios de venta de tus ofertas y las cantidades que esperas vender en tres escenarios (Escenario pesimista, el realista y el optimista). Ahí puedes ver cuanta utilidad o perdida puedes esperar.
La hoja "MO" es Mano de Obra, ahí colocas el sueldo de tus empleados.
La hoja "CInd" es Costos Indirectos, ahí están los gastos que haces mensualmente en alquiler, gas, agua, luz, impuestos, incluso puedes incluir la inversión que hiciste en muebles, equipos de cocina y otros para un cálculo mucho más preciso de tus precios.
Las hojas "P01" hasta "P25" son las que tienen los costos por productos que ofreces, digamos de una hamburguesa clásica, puede estar en la hoja "P01" y así sucesivamente.
Las hojas "C1" a "C7" se pueden usar para colocar compuestos que usas en varios productos. Por ejemplo "C1" puede tener el costo de la preparación de la carne de hamburguesa, este costo lo puedes usar en distintos productos como la hamburguesa clásica o en la hamburguesa doble. Igual podría ser por ejemplo para la masa de pizza.
PASO 1
Primero debes ingresar los precios de tus insumos en la hoja "Insumos", por ejemplo la carne:
La carne se compra por kilos y para usar en recetas tal vez la midas por gramos, entonces debemos colocar esa información en ese insumo, su precio de compra por kilo y luego pones su equivalencia en gramos, es decir 1 kilo tienen 1000 gramos. Pero algunos insumos tienen perdida, la carne por ejemplo según el corte puede que pierdas un porcentaje, debes colocar ese valor estimado, en el ejemplo 5% que se va en carne no utilizable.
Otro ejemplo, el queso cheedar laminado, lo compras en kilo y lo usas por laminas, entonces un kilo puede tener 40 laminas, tal vez 0% de perdida.
Espero entiendas la forma de colocar la información de insumos, esto lo haces usualmente una única vez, luego solo es actualizar el precio del insumo en su compra.
Recomiendo usar el precio más alto que compraste el insumo.
¿Se entendio este paso? Si es así sigamos, si no, dale una nueva leída o preguntame.
(Los datos MODIFICABLES están en color azul y fondo gris como se ve en la imagen)
PASO 2
PASO 3
En la hoja "MO", ponemos la MANO DE OBRA DIRECTA, es decir a nuestros empleados y la frecuencia de pago mensual.
Si no tienes aún empleados y tu haces las hamburguesas, ponte un sueldo, mientras más sinceros seamos con la información tendras un resultado real de tus ganancias o perdidas.
En el ejemplo tenemos dos cocineros, un cajero, un personal de reemplazo y un técnico de reparación de equipos.
A uno de los cocineros se le paga mensual 3300 por lo que su frecuencia de pago mensual es 1.
A otro de los cocineros se le paga cada semana 825 por lo que su frecuencia de pago mensual es 4 veces al mes.
El cajero recibe un sueldo mensual de 800, su frecuencia de pago es 1.
El personal de reemplazo es cuando no viene un cocinero, tenemos que llamar a un reemplazo y le pagamos por ese día trabajado. Esto no es gasto recurrente, puede que se de algún mes o no, pero conviene tomarlo en cuenta. En el ejemplo pagamos 100$ por día, asumimos que hasta 3 veces al mes podrán reemplazar a un cocinero.
El técnico en equipos que se necesita para alguna falla, posiblemente lo usemos una vez al año, el costo de reparar un equipo lo estimamos en 2000$ y la frecuencia le ponemos 0.08333333, que es el resultado de dividir 1/12 (un mes entre doce meses)
(Como siempre, los datos que puedes modificar en fondo gris que serian las columnas de PUESTO/ROL, NOMBRE EMPLEADO, SUELDO BRUTO, FRECUENCIA PAGO AL MES)
PASO 4
Los costos indirectos están en la hoja "CInd", acá puedes colocar los gastos mensuales en servicios, en alquileres, impuestos, material de escritorio, material de limpieza, transporte y similares.
A estos costos mensuales le puedes poner una frecuencia de 30 días, que representa el gasto mensual.
Pero también puedes poner los costos de maquinaria y mobiliario. ¿A que se refiere esto? Ese gasto es parte de la inversión, si compras mesas para tus comensales, has erogado un gasto, lo tienes que recuperar y acá tienes dos opciones, ese gasto lo asumes de tus ganancias futuras, o bien los colocas en esta planilla para que se puedan prorratear mes a mes y se sumen a tu costo de producción.
Por ejemplo, compraste una plancha para hamburguesa en 5000, pero ese equipo te va a durar tal vez 20 años, entonces usamos esta formula: 30 dias x 12 meses x 20 años = 7200 dias, es decir esos 5000 lo dividiremos en 7200 días, equivale a 20.833, ese costo mímino se va a sumar a tu costo de producción.
Personalmente yo considero correcto colocar estos datos de tu inversión en tu local, ya que si hiciste una inversión en un local lujoso, te conviene considerar ese costo en tus precios.
A diferencia de un emprendimiento con poca inversión en equipos y muebles, tal vez si tienes mesas que te regalaron o las tenías de mucho antes, ahí podrias ver de no considerar ese costo.
La decisión es tuya, mi recomendación es considerar el costo de todas tus inversiones para tener un cálculo realista. La celda F6 tiene el dato de tus costos indirectos DIA.
(Modifica solo los datos en las celdas grises)
PASO 5
Bien, hasta aca ya tienes los datos de tu local, espero los hayas puesto honestamente, de eso depende tener un cálculo extremadamente preciso.
Ahora debemos alimentar los datos de nuestras comidas que ofrecemos.
Tenemos DOS tipos de datos, en las hojas C1 a C7 se colocan las formulas de recetas que vas a usar en otras recetas, les llamamos COMPONENTES. Me explico, por ejemplo para hacer una hamburguesa, usas una carne de hamburguesa que usualmente es una preparación exclusiva de tu local.
Entonces, la receta de preparación de la carne de hamburguesa debe ir en las hojas C, esto porque luego vas a usar esta carne en la preparación de diversos tipos de hamburguesas. La carne de la hamburguesa es un COMPONENTE
Tal vez la misma analogía aplica para la masa de la pizza, sus costos lo puedes poner en una hoja C, porque luego usas esa masa en la recetas de variedad de pizzas.
Estas hoja tiene el nombre COMPONENTE
Acá puedes ver un ejemplo de un componente de carne de hamburgesa. En ROJO todos los datos que puedes modificar.
- Nombre de uso: Le pones el nombre para identificar al componente 1
- Celda E7 le pones la unidad de peso de ese componente, usualmente en GRAMOS o "gr", al lado se ve el PESO TOTAL que es el peso final de la mezcla de todos tus ingredientes.
- Celda D8 es el peso de una carne de hamburguesa, en este caso 100 gramos
- Celda E9 es la unidad de unidades resultantes, en este caso Pieza o "Pza"
- En la columna de Materia prima, eliges tus insumos de una lista desplegable, selecciona las necesarias.
- En la columna Cantidad de receta, colocas los valores a aplicar en tu receta, por ejemplo en la hamburguesa usamos la base de 5 kilos de carne para los valores de preparación, ya tu tienes anotado tus valores según tu formula.
- Tambien hay una columna de Peso de aplicación, esta se usa solo a veces. Te explico, por ejemplo para el arroz, usamos su peso en seco, 300 gr, pero en la preparación el arroz aumenta su peso por la cocción y sube a 600 gramos. Debes colocar ese dato, y como ves hay unas CASILLA DE VERIFICACION que dicen "Sumar?", marcalas según corresponda, en el Arroz marca la que está en "Peso de aplicación"
- Importante marcar las casillas de verificación de "Sumar?" según corresponda para adicionar al peso de la preparación.
El dato importante de esta hoja es determinar el PRECIO UNITARIO de cada unidad de uso, en este caso 100 gramos de hamburguesa, cuanto nos cuesta en insumos?
PASO 6
Ahora que tenemos los COMPONENTES que usamos repetidamente en nuestras recetas, hacemos nuestras recetas. La ponemos en las hojas de "P01" hasta "P25", es decir podemos hacer 25 productos.
Un producto es lo que ofreces a tu cliente, como una "Hamburguesa clásica" o una "Hamburguesa Cheese" o un "Anticucho".
Para esto seguimos estos pasos:
- en la celda A1 le colocas el nombre a tu producto "Hamburguesa clasica".
- Celda B2 es la unidad de venta, usualmente sería una Pieza o "Pza"
- En la columna "Materia prima", eliges los componentes que usas en la elaboración, automáticamente te muestra la unidad de uso.
- En la columna "Cant. Real" colocas la cantidad que usas para prepara una "Pieza" de tu producto.
PASO 7
Ahora colocamos los PRECIOS DE VENTA FINAL de nuestros productos, a cuanto ofertamos a nuestros clientes. Esto lo hacemos en la hoja "COSTOS", seleccionala.
También colocamos cuantos días al mes abrimos el negocio.
Colocamos el impuesto en porcentaje.
Y colocaramos cuantas ventas al día esperamos hacer de cada uno de nuestros productos. Tienes TRES opciones que llenar. Una cantidad es para el escenario PESIMISTA, otro para el escenario REALISTA y otro para el escenario PESIMISTA.
En el escenario PESIMISTA puedes colocar lo menos que espera vender por día. Si ya abriste tu negocio antes de usar esta planilla, entonces tienes datos reales con que llenar esta columna.
En el escenario REALISTA yo suelo colocar mis ventas reales registradas, uso Loyverse para mis ventas y de ahí saco el dato.
El escenario OPTIMISTA puede ser tal vez tus ventas máximas que registraste algún día.
Es importante estas cantidades, te explico muy rápido, el sueldo de un cocinero al mes es fijo, no importará si hace una hamburguesa por día o si hace 50, esta planilla hace cálculos para estimar ese rendimiento y que se refleja en la UTILIDAD que puedes tener por cada producnto considerano la mano de obra y los costos indirectos. Por eso a mas cantidades vendidas, cada producto te sale más barato de producir y por tanto tu utilidad es mayor.
Ahora sigamos estos pasos para llenar la información en la hoja "COSTOS"
- Celda C4, coloca los días al mes que abres tu negocio
- Celda C5, coloca el impuesto en porcentaje si aplica, en mi ejemplo es 0%
- La columna "Precio Venta al público" es tu precio a tus clientes de cada producto que ofreces.
- La columna "Pesimista" debes colocar las cantidades mínimas que espera vender al día. Incluso puedes poner decimales, si digamos un producto se vende 1 cada 2 días, pones 0,5
- La columna "Realista" colocas datos que tienes de tus ventas reales, si es que tienes ese dato
- La columna "Optimista" es lo que esperas vender idealmente cada día.
Ya con esa información puedes ir JUGANDO con valores, es decir ajusta tus precios de venta de productos, ajusta tus cantidades en escenarios realistas u optimistas, no recomiendo tocar las cantidades pesimistas,
Aca entra también tu razonamiento para ir jugando para ver que precio de venta es más adecuado a tu negocio.
Por ejemplo ¿que pasa si pones precios bajos? ¿Influenciará en tus cantidades vendidas?
Deja en los comentarios que opinas de esta herramienta que hice para calcular la utilidad en tu negocio; recuerda que es lo que yo uso para mi negocio y los datos son extremadamente fiables.
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Puedes enviar el monto de 55 Dólares americanos a Bolivia, con esto datos:
- Como remitente le darán un número MTCN, me debes enviar ese número.
- Nombre destinatario: Rildo Alvaro Jordan Minaya
- Telefono: 76153736
- Ciudad y país: Oruro - Bolivia
- Dirección: Camacho esq. Cochabamba Nº 1190
- Monto: 55
- Moneda a enviar: Dólares americanos
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